עזרו לקורא - בנה את מחשבותיכם בצורת פירמידה
בהכנת המסמך רבים מייצגים את תוכנו העתידי, אך אין להם תוכנית קונקרטית - מה לומר ואיך לנסח אותו. הם רק מתחילים לכתוב, בתקווה שהמבנה ייצא מעצמו. התוצאה היא נרטיב שגוי שהקורא יצטרך להבין.
הסיבה מעדיפה סדר. הוא אפילו מסדר נתונים אקראיים בסדר מסוים.
דוגמא. היוונים הקדמונים ראו באשכולות הכוכבים דמויות של בעלי חיים, במקום נקודות מופקרות.
בקריאה, אדם מנסה אוטומטית לסדר מידע בצורה של פירמידה, שבסיסה הצדקות וטיעונים המאשרים את המסקנות. בצורה זו קל יותר לקורא "לעכל" את המידע.
דוגמא. "המושבים היו קרים. כמעט נכנסתי לקטטה. איטליה הפסידה. זה היה משחק כדורגל נורא ממש. " "סיפור" כזה מובנה בצורה גרועה מאוד, מכיוון שרעיון המפתח מצוין רק בסוף.
על פי מבנה הפירמידה, ראשית מוחדרת הכללה ואז ניתנת ויכוח. קל יותר להבין את הסיפור לעיל אם בונים אותו בצורה אחרת.
דוגמא. "זה היה משחק כדורגל נורא ממש: מושבים קרים, כמעט נכנסתי לקטטה, ואיטליה הפסידה."
קבץ רעיונות דומים ואז הביע כל קבוצה במשפט אחד
בבניית פירמידה, השתמש בגישה מלמטה למעלה: רשום ראשית את כל התיזות וקבץ את אלה שמובילות לאותה מסקנה. ואז לבטא כל קבוצה במשפט אחד. כל הכללה כזו היא ראש הפירמידה.
חזור על הנוהל עבור הקבוצות הנותרות. כתוצאה מכך הרעיון המרכזי של המסמך כולו יבוא לידי ביטוי במשפט אחד. הפירמידה שלך מוכנה.
דוגמא. התיזות "מאגר הלקוחות שלנו צומח", "כל לקוח קונה יותר" ו"העלנו את המחירים שלנו "יכולות לבוא לידי ביטוי במשפט אחד:" המכירות שלנו גדלות ". אז אתה יכול לקבץ את ההכללה הזו עם אחרים, למשל, עם "העלויות הקבועות שלנו מוזלות" ו"העלויות המשתנות שלנו מופחתות ", ולהביע קבוצה חדשה זו עם משפט כללי:" הכנסותינו גדלות ".
קיבוץ וסיכום הוא פשוט, אך עליכם להקפיד על הכללים הבסיסיים:
- כל מחשבה שמתבטאת בפירמידה צריכה להיות תיאור קצר של תזות מקובצות. לעולם אל תשתמש בהכללות חסרות משמעות כמו "יש שלוש סיבות לכניסה לשוק האוסטרי." זהו שרבוט נוסף, מכיוון שהסופר לא טרח להכליל שלוש סיבות לקורא.
- תקצירים בכל קבוצה צריכים להיות דומים מבחינה לוגית ובאותה רמת הפשטה. כלומר, קבוצה לא יכולה להיות מורכבת מ"תפוחים "," פירות "ו"שולחן": התפוח והשולחן אינם דומים באופן הגיוני, ו"פירות "הוא מונח מופשט המתייחס לרמה גבוהה יותר של הפירמידה.
הרציונל: הסיקו מסקנות משרשרת הנתונים בעזרת ניכוי
כל הכללה בפירמידה צריכה להעלות שאלה מהקורא שהתשובה עליה ניתנת בהמשך. התשובה מנוסחת בשיטת הניכוי.
ניכוי הוא תהליך של הנמקה בו מסיקים מסקנות מההנחות.
דוגמא. מההנחות "כל בני האדם הם בני תמותה" ו"גולית הוא אדם ", נובע מהמסקנה ש"גולית הוא בן תמותה". אז אתה יכול לסכם את כל תהליך ההנמקה הדדוקטיבית: "גוליית הוא אדם, הוא בן תמותה."
לקבלת המלצות, השתמש בסדר הניכוי ההפוך.
דוגמא. "עלינו לשכור מועמד שיכול לקרוא. המועמד א 'יכול לקרוא. לכן עלינו להעסיק את המועמד א '. " אז צו ההנחה-הנחה-מסקנת מסתיר את המידע העיקרי עד הסוף.ההמלצות נהנות בדרך כלל מהסדר ההפוך: "עלינו להעסיק את המועמד א ', כי אנו זקוקים למישהו שיכול לקרוא, אך הוא יכול."
למרות העובדה כי הנמקה דדוקטיבית היא תהליך ישר וטבעי, אין להשתמש בה בנימוק מורכב, שם יש צורך בכמה רמות הצדקה כדי לאשר את ההנחות.
אם אתה מנסה להצדיק סיכום של מסמך מורכב באמצעות ניכוי, ההנחה הראשונה עשויה להיות בעלת כמה רמות הצדקה דרכם יהיה על הקורא "לעבור" כדי להתקרב להנחה השנייה. קשה מאוד לעקוב אחר ההיגיון הזה.
הצדקה: להסיק מסקנות מקבוצה של תזות דומות על ידי אינדוקציה
אם לא ניתן לאשר את ההכללה בפירמידה על ידי ניכוי, השתמש בצורת היגיון יצירתית יותר - אינדוקציה. אינדוקציה מסיקה מסקנה ממערכת רעיונות, במובן מסוים דומה.
דוגמא. המסקנה "איינשטיין היה גאון" מאושרת על ידי הכללות כגון "בחן את תורת היחסות", "בחן כוח הכבידה" ו"חקר את הקבוע הקוסמולוגי ".
בהשראה, הסדר ההגיוני של טיעונים אינו מובן מאליו כמו בניכוי. כדי להפוך את הרעיון לאינטואיטיבי לקורא, הסדר צריך להיקבע על בסיס הבסיס של הקבוצתיות. אם קיבצתם חלקים מכלל, למשל, חטיבות חברות, סדרו אותם על בסיס המבנה שלהם, בדומה למבנה הארגון.
השתמשו בעקרון MECE (עקרון הוראות בלעדיות, ממצות במשותף). כלומר, חטיבות החברה לא ישכפלו פונקציות בכמה חטיבות, אך יחד עם זאת החלקים המשולבים יחד יתארו את הארגון מבלי לאבד דבר.
אם הקבוצתיות מורכבת מהמלצות, סדר אותן בסדר כרונולוגי, החל מהראשון.
דוגמא. בסיכום "שכור עוזר חדש", סדר הקבוצת: "מקם מקום פנוי, הזמין מועמדים לראיון, קבל החלטה על גיוס עובדים."
אם יש לך אלמנטים מסווגים על סמך מאפיינים משותפים מסוימים, סדר אותם לפי רמת המאפיין בכל אלמנט.
כדי להמליץ, גש לבעיה מנקודת מבט שיטתית והמחיש אותה באמצעות עצים לוגיים
מסמכים עסקיים מספקים לעתים קרובות המלצות לפתרון בעיה. השתמש בתהליך פתרון בעיות פשוט כדי לקבל המלצות.
1. זהה את הבעיה במונחים ברורים וניתנים למדידה.
דוגמא. "המפעל מאבד שלוש שעות זמן עבודה בכל יום; איך אפשר להימנע מכך? "
2. גלה בדיוק מה הבעיה.
דוגמא. "הבעיה אינה באנשים או בחומרי גלם, אלא בציוד: היא מתפרקת כל יום."
3. לחפור עמוק יותר - גלה מדוע הבעיה קיימת.
דוגמא. "המשתתפים אינם מאומנים כראוי." זה מאפשר לך לזהות פעולות לפתרון הבעיה. לדוגמה, "ייעדו מורים אחראיים או הזמינו מורים חיצוניים."
כדי לפתור בעיה אתה יכול לדמיין אותה באמצעות עץ לוגי. עץ הגיוני הוא תרשים פשוט יותר של חיבורים המסתעפים משמאל לימין.
דוגמא. עץ רווח: המילה "רווח" יוצרת גזע עץ ומחולקת לשני ענפים: "מכירות" ו"עלויות ". "הוצאות" מסתעפות ל"מתמיד "ו"משתנים"
בסופו של דבר העץ יהיה כה מפורט, עד כי הבעיות ומקורותיהם יתבררו. בדוגמה זו תוכלו להבין כי הרווחים מופחתים כתוצאה מעלייה בעלויות עבור חומרים מסוימים.
בנה המלצות על בסיס התוצאה שתוכלו להשיג
מצאת פיתרון לבעיית הקורא. עכשיו אתה צריך לשכנע אותו לנקוט בפעולה. קבל המלצות בצורה משכנעת ככל האפשר.
אם אתה נותן המלצה, אתה מגיש הצעה לפעולה שמטרתה להשיג את התוצאה הרצויה.קבע פעולות על סמך התוצאה שאתה שואף להשיג, ותאר אותה כך שתוכל להבין אחר כך אם היא הושגה.
דוגמא. הקורא רוצה להגדיל את רווחיהם.
המלצות לא מובנות נראות כך:
1. אינדיקטורים למחקר:
- פרודוקטיביות צמחית;
- שביעות רצון של לקוח.
2. לבצע אימונים לעתים קרובות יותר:
- אנשי מפעל;
- צוות מכירות.
ישנן שתי בעיות עיקריות במבנה כזה: ראשית, למרות שלפעולות מקובצות יש דמיון חיצוני, הן מכוונות להשגת תוצאות שונות; שנית, יש לפרט את התוצאות הרצויות כדי לשפוט בהמשך אם הושגו.
לפיכך, המבנה הבא ברור ומשכנע יותר:
1. עלייה של 5% במכירות ברבעון הבא:
- לבחון שביעות רצון של לקוחות;
- למד את צוות המכירות שלך לעתים קרובות יותר.
2. הפחתת עלויות הייצור בשיעור של 2% ברבעון הבא:
- לימוד פרודוקטיביות צמחים;
- למדו את צוות הצמח לעיתים קרובות יותר.
הפעולות מקובצות כעת על סמך התוצאות הרצויות. לאחר מכן, ניתן לשפוט בקלות אם המטרות אכן הושגו.
השתמש במבוא כדי לספר לקורא על נקודות מפתח במסמך במהלך 30 השניות הראשונות לקריאה.
כל מסמך צריך להתחיל בהקדמה קצרה כדי לעודד את העניין של הקורא ולהוות את הדרך לפיתרון הבעיה.
הדרך הקלה ביותר לעורר את העניין של הקורא ולעזור להתמקד במסמך היא להציג את המבוא בצורה של סיפור. התחל בתיאור המצב (מצב העניינים הנוכחי), זיהוי הבעיה ולבסוף הצע פיתרון.
דוגמא. מצב - "ArgonEx שוקל להשקיע במכרות חדשים באוסטריה." בעיה: "ArgonEx קשה להיכנס לשוק חדש." על מנת שהקורא יסכים בקלות עם הצהרותיך, המצב והמורכבות צריכים להיות מוכרים לו.
הבעיה צריכה לגרום לקורא לשאלות כמו "מה צריך לעשות?". הטקסט העיקרי של המסמך מכיל תשובה מפורטת לשאלה זו, אך בשלושים השניות הראשונות לקריאה אמור להתפתח רעיון כללי לדעתך.
במבוא תשמעו את העיקר, כמו גם את הטיעונים החשובים ביותר:
דוגמא. "(הדגשים) ArgonEx יכולה להיכנס לשוק האוסטרי על ידי רכישת משתתף בשוק קיים, מכיוון ש (1) לעתים נדירות מונפקות היתרי כרייה לחברות זרות. (2) חברות כרייה מקומיות נמכרות בזול ו (3) מתחרות סבלו הפסדים עצומים במצבים דומים מנסים לפעול מעצמם. "
השתמש בכותרות ועיצוב כדי להדגים את מבנה הפירמידה.
כדי להנחות את הקורא דרך מבנה הפירמידה, הדגימו תחילה. השיטה הפופולרית ביותר היא כותרות המציינות רמות וקבוצות רעיונות. השתמש בכניסה להדגשת רמות הפירמידה; לעתים קרובות מוסיפים גם מספרים עשרוניים (1, 1.1, 1.1.1). דוגמא:
שם המסמך
כאן הם כותבים מבוא ומציינים את הטיעון העיקרי, כמו גם את הרעיונות העיקריים של החלקים.
1. החלק הראשון
דמיין תמיד כל קבוצת כותרות ונקודות מפתח.
1.1. סעיף קטן ראשון
הרעיון של סעיף קטן זה נתמך על ידי הפסקאות הממוספרות שלהלן.
1.1.1. מאשר את הרעיון של החלק הראשון
1.1.2. מאשר את הרעיון של החלק הראשון
1.2. סעיף קטן שני
2. החלק השני
2.1. סעיף קטן ראשון
2.2. סעיף קטן שני
הקוראים, ככלל, קוראים כותרות בצורה שוטפת, ולכן אין הכרח להשקיע בהם את הרעיון המרכזי. שמור עליהם קצרים, תוך ביטוי מהות החלק. כאשר השימוש בכותרות נראה רשמי מדי, נסה להדגיש את הנקודות העיקריות, הטיעונים וכו 'בטקסט.
בהודעות קצרות מאוד, הזחה היא הדרך המתאימה ביותר להעברת מבנה פשוט. דוגמא:
כדי להתקשר ביום שני אני צריך את הנתונים הבאים עבור יפן:
- היקף המכירות
- הוצאות
- טרנדים בשוק
השתמש במעברים ברורים בין קבוצות של ויכוחים כך שהקורא לא יאבד פתיל
אפילו המבנה ההגיוני ביותר של הפירמידה הוא חסר תועלת אם הקורא לא מתעדכן איתו. במעבר בין קטעים לקטעי משנה, הקורא צריך לדעת מתי מתרחש המעבר. אחת הדרכים היא להצביע על המסקנות העיקריות של הקודמת בתחילת פרק חדש.
דוגמא. אם בפרק האחרון קיימת הכללה "ל- ArgonEx יש יותר מדי מניות", ניתן להתחיל את הפרק הבא בנושא הלוגיסטיקה באופן הבא: "בנוסף למניות רבות מדי, תהליכי הלוגיסטיקה של ArgonEx אינם יעילים". אז הקורא יבין שעברת לקטע משנה חדש של הפירמידה.
אם הפרק ארוך ומורכב במיוחד, השלימו אותו עם סיכום קצר של הנקודות העיקריות לפני שתמשיכו הלאה.
אם המסמך מורכב מהמלצות, אתה יכול לסיים אותו בסעיף פשוט וניתן ליישום "פעולות נוספות".
הדבר הכי חשוב
בנה היטב את מחשבותיך לפני שתתחיל לכתוב.
כיצד לבנות רעיונות בצורה יעילה
- עזרו לקורא - לבנות מחשבות בצורה של פירמידה;
- קבץ רעיונות דומים ואז ביטא כל קבוצה במשפט אחד;
- הצדקה: להסיק מסקנות משרשרת הנתונים בשיטת הניכוי;
- הצדקה: להסיק מסקנות מקבוצה של נקודות דומות על ידי אינדוקציה.
כיצד להמליץ המלצות מועילות
- התקרבו לבעיה מנקודת מבט שיטתית והדמיינו אותה בעזרת עצים לוגיים;
- בנה את ההמלצות שלך על סמך התוצאה שתוכל להשיג איתן.
כיצד לבטא את המבנה הרצוי במילים
- השתמש במבוא כדי לספר לקורא על נקודות מפתח בשלושים השניות הראשונות לקריאה;
- השתמש בכותרות ועיצוב כדי להדגים את מבנה הפירמידה;
- השתמש במעברים ברורים בין קבוצות של טיעונים כדי שהקורא לא יאבד את השרשור.