"איך לסדר את הדברים": סיכום של ספרו של אלן // תקצירים * אי-קבוע

Send

איך לסדר את הדברים מבלי לאבד את העשתונות

שיטת Getting Things Done (או GTD) מבוססת על מהרהר בתוצאות והגדרת "הצעדים הבאים". הרעיון המרכזי של GTD עוזר להגדיר בבירור את המטרה, ואז כל צעד לקראת השגת מטרה זו. השיטה מתאימה לארגון מצגות בעבודה, ולתכנון רכישות חג המולד.

כל משימה צריכה להיות קטנה כדי שתוכלו לפתור אותה במהירות, וחוסר הזמן או המוטיבציה לא יכלו לעצור אתכם. גישה זו מסייעת בהשגת כל המטרות שלך בחיים, עוזרת להימנע ממתח.

כשאתם מארגנים פרויקטים בשיטת GTD, תמיד תהיו מוכנים להתחיל לעבוד על המשימה באופן מיידי, ללא קשר למה שקורה בסביבתכם ואיפה אתם נמצאים. GTD עושה את הצעד הבא כל כך קל עבורך שאתה לא רוצה לדחות אותו.

בספר זה תוכלו למצוא מספר כלים פשוטים שבהם תוכלו להשתמש בכדי לעבוד בצורה יעילה ולשמור על מוח מפוכח; וכן המלצות על איזו גישה צריך לפתח כדי ליישם את העקרונות הבסיסיים של GTD.

המוח שלך הוא כלי חשיבה, לא מכשיר אחסון

להצליח בעבודה שלך פירושו להיות מארגן טוב. זה חשוב במיוחד עבור עובדי ידע, שעבורם להטוטנות עם עשרות משימות ופרויקטים היא בו זמנית מציאות יומיומית. קשיים מתעוררים כאשר הקו הדק שבין חיינו האישיים והמקצועיים מטושטש. הסיבה לכך היא שהמוח שלנו מנסה להבין סוגיות לא פתורות ומזכיר לנו אותם ברגע הכי לא משתנה - גם אם היינו מעדיפים להתמודד איתם בהמשך.

כדי לשמור על כל המידע המורכב על החיים תחת שליטה, רבים מאיתנו מתייחסים למוחנו כמו מגירת שולחן או מחברת. אנו משתמשים לרעה במוחנו, מכריחים אותו לאחסן כל מיני מידע. סותמים את הראש במידע על משימות לא גמורות, פגישות הקרובות ומחויבויות אחרות, אנו מבזבזים בפזיזות את יכולת המחשבה של מוחנו, מה שמקשה על ההתרכזות בעבודה אמיתית.

על מנת לעבוד בצורה יעילה ככל האפשר, עלינו לשחרר את דעתנו מכל מה שאינו קשור למשימה שאנו מבצעים ברגע מסוים בזמן. השתמש ב 100% מהיכולת של דעתך להתמקד במשימה.

אם אתה רוצה לחשוב בצורה ברורה, אתה זקוק ל"סל אמין לאיסוף חומר "מעבר לתודעתך

למוח שלנו יש תכונה מעצבנת אחת - היא אף פעם לא מאפשרת לנו לשכוח את מה שאנחנו צריכים לטפל בו. אנו "מופגזים" כל הזמן במידע חדש, שתופס גם מקום בראשנו. כל רעיון חדש, כל זיכרון וכל בעיה ששכחנו לפתור מסיחים את דעתנו מהעסק המרכזי.

השתמש תמיד במה שמכונה "סל לאיסוף חומר": מקום מחוץ לתודעה שאתה יכול לשים בו כל מידע או רעיון זרים. תדע בדיוק היכן למצוא את המידע בהמשך, מתי יהיה לך זמן לכך. זה מאפשר לך להתמקד לחלוטין בכתיבת מכתב, בשיחה עם עמית או לכסח את הדשא.

"הסל לאיסוף חומר" שלך יכול להיות פנקס רשימות, רשימות במחשב / הטלפון שלך או אפילו תיבות בהן אתה יכול לשים חפצים ומסמכים. את הסל (או הסלים) שלך לאיסוף חומר צריך להיות ממוקם בקרבת מקום - כך יהיה לכם קל לחלץ מידע שבכלל הייתם צוברים בראשכם.

הוצא את האשפה - רוקן את כל "הסלים" החיצוניים מדי שבוע

כדי שהמערכת תפעל בצורה חלקה, עליך לתמוך בה. פיתוח הרגל לבחון ולרוקן את הסל פעם בשבוע. מערכת "סל לאיסוף חומר" עובדת מכיוון שהיא נותנת למוח מנוחה בביטחון שהיא לא תאבד או תשכח מידע חשוב.

אם המערכת אינה מעודכנת, היא מפסיקה להיות אמינה והמוח הופך דרוך ומפסיק לסמוך עליה. ברגע שזה יקרה, התת-מודע יחל להיות מוסח על ידי בעיות בלתי פתורות ומשימות לא גמורות. עליך לקחת בחשבון בזהירות את כל המשימות שלך ולשים דברים בסדר, בהנחיית הכללים הבאים:

מחק את המשימות הלא חשובות מהרשימה.
אם אתה יכול לפתור את הבעיה מהר מאוד (תוך שתי דקות או פחות) - עשה זאת מייד.
שמור מידע חשוב במקום בטוח. אם מדובר בפגישה, בפרויקט או במשימה ספציפית, העבר אותה לרשימה המתאימה.
"ניקוי סל" קבוע הוא הדרך היחידה להבטיח ביצועים אמינים ולהימנע ממתח.

מרוקן את ה"סל ", מיין את החומר לפי רשימות

לא משנה כמה החומר ב"סל "שלך שונה, אינך צריך לסווג ולמיין אותו ל"תיבות" או רשימות נפרדות.

רוב הרשימות למשימות אינן עובדות מכיוון שהן הופכות ל"ויניגרט "של משימות, מחשבות ומידע. הרשימות צריכות לכלול משימות ספציפיות בלבד וניתנות לביצוע, אך אנו כותבים לתוכן כל דבר ללא הבחנה ולכן קל מאוד לאבד את המשימות האפשריות.

איך לארגן פריטים בסל שלך?

מחק את כל מה שאינו חשוב, פתר משימות קטנות והוסף פגישות או מועדים ליומן שלך.
אם זו עבודה מורכבת (כלומר היא דורשת ביצוע מספר משימות ספציפיות), כלול אותה בפרויקט עם מטרה ברורה.
יש לכלול את כל המשימות האחרות ברשימת הפעולות הבאות.

רשימת "פרויקטים" נותנת סקירה כללית על כל הפרויקטים הנוכחיים שלך.

פרויקטים הם מרכיב מרכזי בכל מערכת לשיפור הפריון. פרויקט הוא תוצאה רצויה הדורשת פעולה מרובת שלבים. כדי לקבוע מהן המשימות שהפרויקט צריך להיות מורכב, דמיין את התוצאה שאתה רוצה להשיג ותאר את התוצאה הרצויה במשפט אחד. חשיבה על התוצאה עוזרת לגיבוש משימות ספציפיות שיקרבו אותך להשגת מטרת הפרויקט.

הרשימה מכילה את כל הפרויקטים שצריך להסתיים בזמן הקרוב. זה יעזור לך לעקוב ולשלוט על כל הפרויקטים השוטפים, להגדיל את הפרודוקטיביות ולהירגע.

על ידי עדכון הרשימה שבועית, וודאו שכל פרויקט מתוזמן שלב אחר שלב. כל הפעולות המרכיבות את הפרויקט נכנסות לרשימת "הפעולות הבאות". מדובר במשימות ספציפיות שיכולות להשיג כל מטרה.

החלף את רשימת המטלות היומית שלך ביומן ולרשימת הפעולות הבאות.

רשימות יומיות של אקטואליה אינן יעילות - הן מעוותות את תחושת הזמן שלך, מטעות אותך וגורמות לך להאמין שיש לך באמת זמן לעשות את כל האמור לעיל ביום. תכנון לא מציאותי שכזה מוביל לאכזבה, לאובדן זמן ואבדונות לכישלון מה שאתה עושה מראש.

שיטה יעילה בהרבה היא עבודה עם לוח השנה ורשימות הפעולות הבאות. לוח השנה משמש רק למטרה אחת: להקליט פגישות. כל מה שקשור ליום או שעה מסוימים - פגישה או ביקור רופא - צריך להיות מוקלט בלוח השנה.

הצב את כל המשימות האחרות או השלבים הספציפיים ברשימת הפעולות הבאות. זה מאפשר לך להחליט במהירות אילו משימות הן הרלוונטיות ביותר והאם יש לך זמן לפתור אותן.

לא משנה היכן אתה נמצא, עליך להיות איתך תמיד רשימה של "הפעולות הבאות". זה ייתן לך את האפשרות לבחור איזו משימה הגיונית לפתור.

אם יש לכם משימות שתוכננו היטב ובחרתם מראש, לא יהיה לכם קשה להחליט איזו מהן הגיונית להתמודד.דמיין שאתה נמצא בשדה התעופה והטיסה שלך מתעכבת בשעה. במצב זה, שאל את עצמך:

באיזו משימה עלי לבחור כעת?
איזו משימה אוכל לסיים בזמן המוקצב?
לאיזו משימה יש לי מספיק אנרגיה בזמן נתון?
לאיזו משימה יש את העדיפות הגבוהה ביותר?

אם תכננו יותר מדי משימות, הגיוני להפיץ אותן על פני מספר רשימות ומאגרים. לדוגמה, רשימה אחת יכולה להיות מאוחסנת בסמארטפון, ורשימה אחרת במחשב. לאחר שמיינתם את המשימות בצורה זו, תוכלו לדעת איזו מהן תוכלו לבצע בשולחן העבודה או בישיבה, או בזמן ההמתנה בשדה התעופה.

רשימות המתנה יעזרו בעבודה עם אנשים אחרים.

יש לרשום את כל הפרויקטים הקיימים ברשימת הפרויקטים. כשאתה משתמש ברשימה "הפעולות הבאות", אתה יכול לוודא שאתה עובד באופן עקבי על משימות שכל אחת מהן מקרבת את הפרויקטים שלך לסיום.

ברוב המקרים, עליכם להסתמך על אנשים אחרים האחראים לחלקים האישיים של כל פרויקט. אך אין זה אומר שעליך לוותר על השליטה על ההתקדמות של אחד מהפרויקטים שלך.

בכל פעם שאתה תלוי בעבודה של אנשים אחרים - אתה מחכה לדו"ח של מישהו שימשיך לעבוד על המצגת - כדאי לשמור רשימה של "בהמתנה". כך שתוכלו לציין את כל מה שאנשים אחרים צריכים לספק לכם, יחד עם מועדים.

על ידי עדכון רשימה זו כל שבוע, תוכלו לראות מי ואיך מבצע את עבודתם. תהיה לך משימה ספציפית חדשה: להזכיר לאדם זה את החובה.

אם משימה זו אורכת לא יותר משתי דקות, בצע אותה מייד. אם לא, הוסף אותו לרשימת 'הפעולות הבאות' או לאחת מהרשימות הספציפיות יותר ובדרך ידידותית הזכר לאדם שאתה עדיין מחכה לדו"ח שלו.

שמור מידע ליום ספציפי בלוח השנה או בארון הקבצים

אתה יכול לתכנן הרבה דברים מראש, אבל לפעמים אתה צריך לחכות למידע מסוים לפני שאתה הופך את החומרים מה"סל "שלך למשימות או פגישות ספציפיות.

דוגמא. אם אתם מתכננים תערוכה מעניינת, אולי כדאי לכם לחכות קצת ולראות את המשתתפים בה לפני שתחליטו האם הגיוני להשתתף בה. אם מידע כזה אינו זמין עבורך מראש, עדיף לדחות את ההחלטה.

במקרים שאין לך ברירה ואתה צריך לתכנן הכל ברגע האחרון, האסטרטגיות הבאות יועילו:

קבע לעצמך תזכורת ליום ספציפי בלוח השנה.
שמור קובץ שעוזר לך לגשת למידע הנכון בזמן הנכון.

ארון קבצים הוא מערכת מדויקת והגיונית מאוד. זה מורכב מ 43 קבצים: 31 קבצים לימי החודש ו 12 לחודשי השנה. בכל יום תוכל לבדוק מסמכים, תזכורות או חומרים "שנשלחו" לעצמך.

כדי שהמערכת תעבוד, עליכם להשתמש בה ולעדכן אותה מדי יום, וזה הקשה ביותר.

עבור רעיונות שעשויים להיות רלוונטיים בעתיד, הוסף אותם לרשימת פעם / אולי.

רשימה זו כוללת את כל מה שלא נמצא ברשימות של "הפעולות הבאות" או "פרויקטים", אך זה לא אמור להפריע לראש. הרשימה פעם / אפשרי מכילה את כל החומר שטרם הפכת לרעיונות או משימות ספציפיים. אל תזלזלו ביתרונותיו. זה מאפשר לך לעקוב אחר רעיונות לפרויקט שעשויים להיות חשובים ביותר בעתיד. ניתן לחלק את הרעיונות ברשימה זו לקבוצות. לדוגמה:

"טיולים שהייתי רוצה לעשות";
"יינות שהייתי רוצה לנסות";
"המוזיקה שהייתי רוצה להאזין לה."

כמו "הצעדים הבאים", רשימות "פעם / אולי" יעזרו לך למצוא את המידע הדרוש לך בזמן הנכון. הרשימות אמינות יותר מהזיכרון שלך.

יש לבדוק ולעדכן את הרשימה פעם / אפשרי באופן קבוע אם ברצונך להשתמש בה ביעילות.

מקום עבודה מאורגן ותיקון שבועי של המערכת שלך מגדילים את הפרודוקטיביות

כל רשימות החומרים צריכות להיות נגישות ממקום העבודה שלך. צור "בקתת בקרה" - מערכת ניידת פונקציונלית שתוכל לגשת למידע באשר אתה. חשוב ביותר ליצור רשימה ומערכת קבצים שתוכל לקחת איתך לכל מקום שאתה הולך: גם אם אתה תקוע בשדה התעופה או בסופת שלג, אתה עדיין יכול להיות יצרני.

טכניקת ה- GTD מאפשרת לכם לחוש רגוע ולשלוט בכל הפרויקטים הנוכחיים: עקבו אחר התקדמותם וודאו שהם מתקדמים.

מערכת הפרודוקטיביות שלך חייבת תמיד להישאר רלוונטית ושלמה. דעתך תירגע ותוכל להתרכז במשימה באופן מלא רק אם אתה סומך על המערכת שלך.

על ידי סקירת כל הרשימות שלך על בסיס שבועי, תוודא שהמערכת שלך תישאר פונקציונלית - כל פרויקט נוכחי משויך לפחות ל"פעולה הבאה "אחת ברשימה רלוונטית ונגישה. יהיה לך מושג כללי על כל מה שקורה. הגרסא עוזרת לראות את "היער" מבלי לאבד את הראייה של "העצים".

משך הזמן שאתה משקיע בביקורת שבועית תלוי בכמה זמן אתה צריך להרגיש בטוח ולבנות אמון במערכת.

תכנן את הביקורת השבועית שלך, כגון יום שישי בערב. זה יאפשר לך לסגור את העבודה שלך ולעזוב לסוף השבוע עם ראש צלול ותחושת שליטה.

תכנון טבעי מבהיר את היעדים ואת השלבים הבאים של הפרויקטים שלך

פיתוח פרויקטים הוא תהליך לא טבעי ולא הגיוני. עליכם לחשוב ולתכנן את כל השלבים מראש, עדיין לא לדמיין מטרה ברורה. השתמש בשיטת תכנון טבעית המשקפת את הפעילויות היומיומיות שלך.

דוגמה לפעולה יומיומית: אתה רעב ויוצר מטרה מעורפלת ("אני צריך לאכול משהו") ואז ציין את זה ("אני רוצה פיצה"). בשלב זה מופיעים בראשך כמה רעיונות כיצד להשיג מטרה זו ("אני יכול לאפות פיצה, או להזמין אותה, או ללכת למסעדה"). כל הצעדים שאתה צריך לנקוט בדרך הופכים למובנים מאליהם.

החל צורת חשיבה זו על הפרויקטים האמיתיים שלך: התחל עם ההגדרה הספציפית ביותר של המטרה. אף פעם לא כואב לבזבז זמן בהצבת יעדים, מכיוון שכל הפעולות הבאות יהיו תלויות בכך. כאשר המטרה ברורה, המוח שלך יתחיל אוטומטית לסיעור מוחות. כך שתוכלו להמציא את הרעיונות הנחוצים להשגת המטרה. טקטיקה טובה היא להתחיל לעשות סיעור מוחות "מבחוץ"; לדוגמה, רשום ושמור את הרעיונות שלך על הנייר.

לאחר שאספת את כל הרעיונות שלך, אתה צריך לארגן ולקבץ אותם ואז לזהות את הפעולות הספציפיות הדרושות להשלמת הפרויקט.

תכנון טבעי מבהיר מאוד את העבודה על הפרויקט והופך אותו למעניין, מהיר ואינטואיטיבי.

הדבר הכי חשוב

איך לעבוד ביעילות ועם ראש צלול?

המוח שלך הוא כלי חשיבה, לא מכשיר אחסון. אם אתה רוצה לחשוב בבירור, אתה צריך "סל לאיסוף חומר" אמין מחוץ לתודעה שלך.
הוצא את האשפה - רוקן את כל "הסלים" החיצוניים מדי שבוע.
בעת מיון "הסלים", מיין את החומר לפי רשימות נושאיות.